人間関係の悩み

新入社員に電話応対させる風潮がキツイ!新入社員の本音・対処法は?

こんにちは。会社員時代は電話応対に悩まされていたHirokiです!

中小企業で特にテレアポを雇っていない場所であれば避けられないのが電話応対ですね・・・あれは特に新入社員であれば何としてでも避けたいと感じるはずです。

重要な取引先やお客様と電話した際に自分の不手際のおかげで会社の信用が失ってしまうといったことがあるので、プレッシャーがかかりますよね。

なのに、何故仕事をロクに覚えていないような新人に対して重要な任務を任されるのだろうか?

今回は新人の電話応対についてまとめます!

 

▼ブラック企業を徹底排除した転職エージェント▼

ブラック企業を徹底的に排除!入社後定着率業界NO1の「ウズキャリ」

独自の審査基準や利用者からのフィードバックでブラック企業を完全に排除!

平均20時間程度のサポートに加え、Google評価が平均して★4以上と高評価なのが「ウズキャリ」の強みだ!

首都圏のIT業界や営業の就職に強く、大阪・名古屋・福岡の求人も取り扱っているぞ!

「ウズキャリ」の詳細記事はコチラ

労基法を守ったら潰れるような会社を排除!「第二新卒エージェントneo」

会社の財源情報をチェックすることで、労基法を守ったら潰れるような会社を排除!

求人数は12000以上とブラック企業の排除を公言している中では最多!

平均10時間程度のマンツーマンサポートも整えられているぞ!

「第二新卒エージェントneo」の詳細記事はコチラ

月収20万・年間休日120日以上の求人多数の「キャリアスタート」

月給25万円以下の20代の既卒・第二新卒・フリーター・ニートに特化している転職エージェント。

内定率86%・定着率92%と驚異的な実績を持っており、ブラック企業を排除した良質な求人を取り揃えている。

北海道から熊本県と北から南まで幅広く対応しているぞ!

「キャリアスタート」の詳細記事はコチラ

 

新人が電話応対をしなければならない理由とは?

まず最初に「何故、新人が電話に出なきゃいけないのか」という理由について書きます。

考えられる理由は以下の通りです。

新人に電話応対を行わせる理由

  • 取引先の社名や社員の名前を覚えられる為
  • 万が一、電話応対する人がいない時に備える為
  • 苦手意識を克服させる為

それぞれ解説します。

 

取引先の社名や社員の名前を覚えられる為

電話応対を行うと、様々な取引先の社員と対応することになります。

対応していく中で、取引先の社員の名前や社名を覚えることが出来るのですよね。これは電話応対をしなければ中々覚えられないでしょう。

何故、取引先の社員や会社について知らなければならないのかというと、取引先の社員が自社に訪れた際に「どちら様でしょうか?」という思考をさせたくないからです。

特に新入社員であれば、取引先の社員だと知らずに雑に対応することがあり得るので、いち早く取引先の従業員について覚える必要があります。挨拶だけで素通りは相手に対して失礼ですからね。

実際に自分だけ雑な対応をしている中、周りの従業員が丁寧に対応している所を見たら凄く恥ずかしくなりますよ・・・私は前会社で電話応対の経験がままならない時に一度食器販売会社の取引先の社員が来た時にやらかしました。

後はトイレに行っている際、いきなり見知らぬオジサンから会話され、挨拶を忘れて普通に受け答えしていたこともありました。(勿論敬語)この時、私の前会社の社長が丁寧に対応するほど偉いオジサンだとは知る由も無かったという・・・

このような事例に遭遇しない為にも、上司はこぞって電話応対を行うように指示を出しているのかもしれません。

 

万が一、電話応対する人がいない時に備える為

人員配置に余裕が無い場所であれば、上司が別の場所で忙しくて手を離せないといったケースに遭遇します。

この時に上司しか電話応対ができないような状態であれば、電話に出られないといった事例が発生しますね。取引先やお客様からの信用を失いたくない会社側から見てみれば、これは何としてでも避けたいものです。

なので、上司の負担を減らすためにも、いち早く新人に対して電話応対を覚えるように指示を出すことがあります。

 

苦手意識を克服させる為

電話応対はプレッシャーがかかるため、誰もが避けたいと思っているのでしょう。

ですが、電話応対は社員全員ができるようにしなければなりません。取引先やお客様を待たせる訳にはいきませんからね。

始めから避けたいと思っている場合は何があっても電話応対を避けるので、上司はいち早く電話応対に慣れるためにも新入社員の内に覚えてほしいと促しているのかもしれませんね。

電話応対が苦手な人の特徴

次に、電話応対が苦手な人の特徴について書きます。もし多く当てはまったら電話応対が必要な職場は避けるべきですね!

電話応対が苦手な人の特徴とは?

  • マルチタスクが苦手
  • アドリブが苦手
  • 人の話を聞いてもすぐに忘れてしまう
  • 噛み癖がある
  • 嫌われるのを恐れている

それぞれ解説します!

 

マルチタスクが苦手

マルチタスクが苦手であれば、電話応対が苦手である可能性が極めて高いですね。

マルチタスクとは、複数の作業を同時進行することです。仕事を行う上で複数の仕事を上司から任され、「余裕がある時にやってくれ!」と言われることがあります。この時にマルチタスク能力が求められますね。

ここでマルチタスクが苦手な人であれば仕事の優先順位が付けられずに優先度の低い仕事を先にやってしまったり、今の仕事に集中し過ぎて「余裕がある時にやってくれ!」と言われた仕事を忘れてしまい、上司に怒られるといったパターンに良く遭遇します。同時進行ができないのです・・・

電話応対でも同様ですね。電話応対では「聞く作業」と「メモする作業」があるので作業を同時にこなさなければなりません。

マルチタスクが苦手であればどちらかの作業に集中してしまい、相手の話を良く聞けないままメモもできないといった最悪な状況に遭遇しやすいですね・・・

特に私はマルチタスクが苦手だと痛感しておりますので、悩まされていた時期は多くありました・・・

メモを取りながら必死に電話応対を頑張っているのにも関わらず「ちゃんとメモ取ったの?」って上司に指導されたことがありましたから、当時はかなり辛かったです。やはり出来ないものは出来ない!

もし、あなたがマルチタスクが苦手であることに該当していたら、電話応対を行う仕事は絶対に避けた方がいいですよ!

 

アドリブが苦手

アドリブが苦手な人は不測な事態に対して受け答えができなくなる可能性があります。

例えばマニュアルに書かれていないような質問内容が飛んできた場合、マニュアル通りに受け答えしているのであれば、どう受け答えしたらいいのか分からなくなってしまうことがありますね。

実際に前会社で店舗で働いていた際、お客様からの電話で

 

「あのムートンシート夫が気に入ったから買いたいんだけどもうちょっと安くできない?出来れば取り置きしてほしいんだけど」

 

とか裁量権が無い私に対して言うものですから、何て受け答えしたらいいのか分からなかった時がありましたね。(店長に代わって何とかしましたが)

この際にはっきりと受け答え出来れば好印象でしたが、アドリブが苦手だとどうしてもうまく答えられませんね・・・

電話応対では、マニュアルだけでは対応できないということが普通にあり得るので、アドリブが苦手であれば電話応対が苦手であることが多いです。

 

人の話を聞いてもすぐに忘れてしまう

3歩歩けば物事を忘れてしまうようなニワトリみたいな脳だと、電話応対は苦痛でしかありません。

でも、すぐに忘れる分、記憶力が凄いといったメリットを持っていることが多いです。パソコンで例えるのであればハードディスクの容量が有り余っているのに対してメモリの容量が小さすぎるっていう感じですね。

パソコンにおいても一度に大量の情報が入ってくるとメモリが耐えられなくなってブルースクリーンが発生するように、すぐに物事を忘れてしまうような人で電話応対を行えば思考停止に陥りがちです。

電話応対においても一度に大量の情報が入って来ますからね・・・脳内がブルースクリーンになってもおかしくはありません。

特に人と会話している際、内容を忘れてしまい、全く別の内容の会話をしてしまうといった人は電話応対が苦手である場合が多いです。

 

噛み癖がある

噛み癖がある人は電話応対をできなくもないですが、苦手意識は強くなるでしょう。

言いにくい言葉や長い文章を言葉で発する際にどうしても噛んでしまうことがあります。特に電話応対であれば相手に対して長時間説明を行うことがあるので、噛み癖がある人にとっては苦痛です。

特に緊張していなくても噛み癖がある人は、電話応対が苦手に対して苦手意識を持つはずです。

 

嫌われるのを恐れている

取引先やお客様を怒らせてしまったらどうしよう・・・と過剰に心配する人も電話応対が苦手なことが多いです。

相手に対して不快に思われないような言い回しや言葉遣いを必死に思い浮かべた結果、凄くぎこちない言葉を発することがあります。これでは相手に対して良い印象を与えるとは限りませんよね・・・

特に日本語というものはややこしいので、考えれば考えるほど辛くなります。嫌われることを恐れていたら完璧な文章を求めがちなので、その結果、電話応対の敷居が高くなり、電話応対に対して苦手意識を持つことに繋がりますね。

電話応対に対する新入社員の本音!電話を取りたくない理由とは?

新入社員が電話を取りたくない本音として、以下のものが挙げられます。

といっても、ほとんど私の気持ちを列挙しただけですが・・・(新入社員でいる時期が長かったため)

電話応対に対する本音・電話を取りたくない理由

  • 電話に出ることによって責任転嫁されて怒られるのが嫌
  • 先輩の見本が無い状態で電話にいきなり出るのは抵抗感がある
  • 電話するくらいならメールやSNSで連絡したらいいのに
  • 上司に向けての電話が多いので、初めから上司が出てほしい
  • 自分の不手際で相手を怒らせたら怖い!

それぞれ見ていきましょう!共感いただけたら幸いです。

 

電話に出ることによって責任転嫁されて怒られるのが嫌

これが新入社員が最も電話に出たくない理由の一つだと考えます。電話応対に失敗したからといって責任転嫁されて怒られるのはたまったもではありません!

基本的に電話を出た人によって相手の取引先やお客様に対して良い印象を与えるかどうかが決定するので、基本的に出た人が責任を取ることになるのですよね。

「電話に出ろ!」ということは、その責任を自分に全てなすり付けられるということを意味します。電話応対に慣れていなければ当然失敗することが多いので、最悪上司から怒られまくるといったことがあり得るのです。

このように責任をなすりつけられたことによって、怒られる口実を増やすといったことを避けたいがために、新入社員はこぞって電話に出たがらないのでしょう。

「電話に出ろ!」と指示する場合は、失敗した時の補償は用意して欲しいものです。怒られてしまえばもう電話に出る気が無くなりますからね!

 

先輩の見本が無い状態で電話にいきなり出るのは抵抗感がある

電話応対は入社数カ月後にやらされるといったケースが多いです。

入社数カ月といえば、まだまだ仕事自体も覚えていない時期ですよね。先輩の見本を見て学びたいと思う新入社員は数多くいるはずです。

ですが、先輩の見本がないまま電話応対を行うということは、新入社員に対して過度の不安を与えるということになりますね。

「どう受け答えしたらいいのか分からない・・・どんな言葉遣いをしたらいいのだろうか?相手に対して必ず聞くべきことはなんだろうか?」

といったものが頭の中を駆け回り、電話応対に対して抵抗感を生みだす結果となってしまいます。

電話応対を指示する際は、最低でも相手に対して何を聞くべきなのが事前に詳しく教えてあげると不安を生むことは無いでしょう。

 

電話するくらいならメールやSNSで連絡したらいいのに

「インターネットが発達している中、メールやSNSで連絡した方がいいのに何故電話にこだわる必要があるのか?」

・・・と、考えていませんか?実は私も同じだ。

メールやSNSを利用した方が内容を忘れるといったことは無いし、送信したい人にメッセージを的確に送信できるので、何故積極的に利用しないのかについて疑問に思いますよね。

それなのに電話文化が無くならないのは、電話でのやり取りが一番早く情報が伝わるからだと私は考えています。

メールやSNSは返信の際にタイピングの手間がかかる、返信が帰ってくる時間が遅いなどといった理由で上の世代の方達はやりたがらないのでしょうね。電話の方が会話するだけでリアルタイムで情報が伝わりますから、楽だと思っているのでしょう。

でも、電話応対が苦手な人にとってはメールやSNSで連絡を取り合いたいと思っているに違いありません。電話応対が苦手な人にとっては電話することが非効率ですから、得意な連絡手段を選択したいと思っているはずです。

 

上司に向けての電話が多いので、初めから上司が出てほしい

実際に電話に出ると分かりますが、取引先に対して仕事を受注していないような社員には用が無いといった事例に良く遭遇します。

私が経理事務で働いていた時期に電話に出た際、7割程度の確率で

 

「○○会社のAと申します。いつもお世話になっております。Bさん(私の上司)いらっしゃいますか?」

 

と明らかに私に対しての電話で無いことが多かったのですよ。

これだと相手に対して二重手間を掛けてしまいますし、最初から上司が出た方が相手に対して好印象を与えるのではないのか?と思いますよね。私の他にも同じような事例に遭遇して同じようなことを思っているはず!

 

自分の不手際で相手を怒らせたら怖い!

これは前頁の「嫌われるのを恐れている」というタイトルと被っていますが、新入社員が電話を取りたくない本音であっても、自分の不手際で相手を怒らせたら怖いと考えることがありますね。

下手したらクレームが来ることがあるので、慣れていない状態での電話応対は時限爆弾を処理しているようなものですね。とにかく緊張感がヤバイです。

こんな緊張感は新入社員であれば誰しもが避けたいと考えるものです。せめて時限爆弾処理の知識を身につけてからにしたい・・・と思っているはず。

なので、電話応対をすることに対して明らかに嫌悪感を出しても不思議ではありません。

電話応対が避けられなくなった・嫌な時の対処法

もし、やむを得ず電話に出ることになった、嫌になった時はどんな行動を取ったら良いのだろうか?

実際に私が取った方法は以下の通りです。

電話応対の対処法

  • 自分には受け答えが無理だと思えば、すぐに上司に代わってもらう
  • 焦らず明るくハキハキと応対する
  • 電話からは常に距離を置く
  • 電話応対が無い場所に転職する

それぞれ解説します!

 

自分には受け答えが無理だと思えば、すぐに上司に代わってもらう

これが一番の策ですね。電話を積極的に取ればたとえこの方法を取ったとしても上司から悪く思われることは無いでしょう。

できるだけ自分で受け答えすることを意識し、もし受け答えが出来ないような状況に陥ればすぐに上司に代わってもらうという安心感を出した方が、電話を取るのに抵抗感が無くなります。

しかし、中には代わってくれないような意地の悪い上司も存在します。このような事例に遭遇した場合は、次から後述する「電話からは常に距離を置く」方法を取ったほうが良いですね。

また、大事なところで代わってくれないのにも関わらず、要件がうまく聞き取れなかったことを理由に怒られた場合は本当に救いようがありません!こうなったらもう電話には意地でも出ないスタイルを取り、電話を出ないことによって上司から何か言われた時は思い切って不満をぶちまけたほうが良いです。

意地の悪い上司はブラック企業でも無い限り存在しないと思いますが、万が一自分が無理だと思えば上司に代わってもらう方法を取れば自然と電話応対に対して慣れていきますよ!

 

焦らず明るくハキハキと応対する

電話応対をするということは、前にも言ったように時限爆弾を処理するのと同じようなものなので、どうしても緊張してしまいがちです。

しかし、ここは落ち着いて明るくハキハキと応対することを意識しましょう。

特に「ですます」調が間違っていなければ気にしない方が多いので、丁寧な言い回しは慣れていなければぎこちない言葉になることが多い為、避けた方が無難です。

むしろ、明るくハキハキと受け答えしたほうが好印象を与えることができます。たとえ言葉遣いが完璧でも暗くて聞こえにくい口調だったら相手はイライラしますからね。

ゴルフでいえばスロープレイのようなもので、マナーが沢山定められている中、スロープレイさえ無ければ多くのゴルファーが気にしないのと同じことですね。

ただ、中には明るくハキハキと受け答えをしているのにも関わらず、「言葉遣いが悪い!」と言ってキレ出すヤツも一定数存在します。これは運が悪かったと思ったほうが良いですね。気にする必要はありません。

もし、電話応対が避けられなくなった時は前述の「自分には受け答えが無理だと思えば、すぐに上司に代わってもらう」に加えて行うことをお勧めします!

 

電話からは常に距離を置く

「電話応対自体嫌でなるべく避けたい」というのであれば、電話から距離を置く方法をお勧めします。

特にデスクワークでも無ければ、電話から距離を置くことが可能です。基本的に電話から一番近い人が出なければならないので、電話から距離を置いた方が自分が応対する確率は低くなります。

実際に私が店舗で勤務していた時期はお客様からの電話応対のリスクを避けたいが為に電話からは常に距離を置いていましたね。結果、先輩が会計で手を離せない時以外は出ることはありませんでした。

後は店舗で勤務している時にしか使えない方法ですが、電話が鳴った瞬間にお客様に対して接客を行うのもアリですね。手を離せないフリをして他の従業員に電話を出てもらう手法です。

明らかに卑怯な手法ですね・・・お主も悪よのぅ・・・なぁぁにお代官様ほどでは(ry

デスクワーク以外でしか出来ない手法ですが、もし電話応対をどうしても避けたいのであればやってみる価値ありです!

 

電話応対が無い場所に転職する

電話から距離を置く方法がとれない状況であり、どうしても電話応対をしたくないのであれば転職を検討するのも一つの手です。

電話応対が無い場所といえば、製造業や土木といった外で働くことをメインとした職種や電話応対をテレアポに任せているような大企業、独立してフリーランスになるといったところでしょうか。

特に「電話応対が苦手な人の特徴」の項目に多く当てはまり、電話応対に対してストレスを抱えているのであれば、時には転職を検討してみてはいかがでしょうか。

おわりに:電話応対が嫌なら出来るだけ多く回避するまでだ!

以上、電話応対について私の意見をまとめた記事でした!

多くの会社では電話応対は避けられないものです。介護職で働いていた時は幸い電話応対をすることは無かったのですが、ゲームセンターでアルバイト、前職のインテリア会社で働いていた時は電話応対は避けられませんでしたね。

なので、嫌でも受け入れるしかありません・・・が、どうしても電話応対を避けたいと思っているのであれば、すぐに上司に代わってもらう方法や電話から距離を置く方法を取ることをお勧めします。

これが無理であれば電話応対が一切無い場所に転職するしかありませんね。出来るだけ多く回避出来なければ今の会社を辞める手段を取ることも一つの手です!

  • この記事を書いた人

Hiroki

「クソ上司やブラック企業に立ち向かう全ての方を応援する」というコンセプトの下、社畜には見るにたえない汚らわしい記事を量産しています。

暴言ジイサン入りの介護施設(4か月)▶ゲーセンバイト(半年)▶ブラック転職事業(4か月)▶パワハラ有で年間休日77日年収200万円の中小企業(2年)と「ド」がつくほどの底辺環境を味わう。

【退職後】アウトドア・転職関連のメディア執筆3年▶雑記・転職サイト2件運営▶「シゴトイキタクナイ」運営【1年2か月目】最高月3万PV

>>底辺社畜時代の話

>>お問い合わせ

ハローワークを利用するだと?ちょっと待ってくれ!

「一度レールから外れた人間はブラック企業しか就職できない・・・」

「ハローワークの求人がブラック企業ばかりで就職する気力がなくなった・・・」

クッソ理不尽な社会の中でイヤでも生きていると身をもって体感できるよね。

「早期離職したら次の就職先が見つからない」という風潮は未だに根付いているほどですし

「3年以内に辞めようとする自分は欠陥人間なんだ・・・」

「どうせ自分は次にいってもやっていけない・・・」

と自分は価値のない存在だと思い込むあまり、ブラック企業から逃れたくても逃れられなかったり、逃れたとしても再び詐欺求人しか目に入らなくなるのはマジで辛いもんです。

でも・・・そんな化石みたいな風潮に捉われすぎる必要はないッ!

リーマンショックの時代とは異なり、現在はブラック企業を排除した未経験向けの転職エージェントが充実しています。

20代であれば誰でも参加することができますし、正社員経験のないニートやフリーターであっても歓迎要件です!

もちろん無料であり、ブラック企業を排除しているだけではなく、転職活動時のサポートや内定後のアフターサービスも充実し過ぎているほどのテンコ盛りです。

同じ無料サービスであるのにも関わらず、ブラック求人を平気で放置しているのに加え、非正規でやる気のない職員で溢れているハローワークと比較したら雲泥の差と言っても過言ではありません。

20代の既卒未経験であれば、迷わず以下の転職エージェントを利用することを強くオススメしますよ!

ブラック企業を徹底的に排除!入社後定着率業界NO1の「ウズキャリ」

独自の審査基準や利用者からのフィードバックでブラック企業を完全に排除!

平均20時間程度のサポートに加え、Google評価が平均して★4以上と高評価なのが「ウズキャリ」の強みだ!

首都圏のIT業界や営業の就職に強く、大阪・名古屋・福岡の求人も取り扱っているぞ!

「ウズキャリ」の詳細記事はコチラ

ブラック企業徹底排除のIT就職に特化した「ウズキャリIT」

ウズキャリのIT就職に特化したサービス。

ブラック企業を完全に排除しつつ、IT特化型の転職支援を受けられるのはココだけしかない。

27歳就業経験なしのひきこもりニートから年収350万円のベンチャー企業に就職した実績があり、定着率や内定率も業界でナンバーワンだ!

「コロナ禍を経て在宅勤務可能な業界に就職したいけど、資格や経験がないから応募しにくい・・・」

と悩む方に一番オススメだぞ!

労基法を守ったら潰れるような会社を排除!「第二新卒エージェントneo」

会社の財源情報をチェックすることで、労基法を守ったら潰れるような会社を排除!

求人数は12000以上とブラック企業の排除を公言している中では最多!

平均10時間程度のマンツーマンサポートも整えられているぞ!

「第二新卒エージェントneo」の詳細記事はコチラ

月収20万・年間休日120日以上の求人多数の「キャリアスタート」

月給25万円以下の20代の既卒・第二新卒・フリーター・ニートに特化している転職エージェント。

内定率86%・定着率92%と驚異的な実績を持っており、ブラック企業を排除した良質な求人を取り揃えている。

北海道から熊本県と北から南まで幅広く対応しているぞ!

「キャリアスタート」の詳細記事はコチラ

-人間関係の悩み
-